· 7 min de lectura · IA para Empresas
Tu proveedor te presupuesta el volcado de tus propios datos. Qué puedes exigirle desde que el Reglamento de Datos europeo es aplicable.
Le pides a tu proveedor un volcado de los últimos cinco años de pedidos y albaranes. Te contesta que eso es un trabajo a medida y que te lo presupuesta. El contrato de ERP que firmaste no dice nada del asunto, así que el presupuesto manda.
Esa conversación dejó de ser solo comercial el 12 de septiembre de 2025. Hay un reglamento europeo que la regula, y casi todos los contratos firmados en España se escribieron antes de que existiera. Esto no va de cumplimiento normativo: va de lo que puedes exigir cuando tus datos viven dentro de un sistema que no es tuyo.
De esto depende todo lo demás, y es lo que casi nadie comprueba antes de abrir el contrato.
El Reglamento (UE) 2023/2854 —el Reglamento de Datos, que casi todo el mundo llama Data Act— dedica su capítulo VI a cambiar de proveedor de «servicios de tratamiento de datos». Es aplicable desde el 12 de septiembre de 2025. Eso cubre el ERP que tu proveedor aloja y te sirve por internet con una cuota recurrente.
Si tu ERP está instalado en un servidor de tu nave, con licencia perpetua y un contrato de mantenimiento aparte, ese capítulo no te aplica. No hay servicio que cambiar: hay un programa que ya tienes.
Según el INE, en el primer trimestre de 2025 el 63,6 % de las empresas españolas de 10 o más empleados usaba software ERP y el 44,3 % compraba servicios de cloud computing de pago. Los dos números no se restan entre sí —puedes tener el ERP en tu servidor y el correo en la nube—, así que la única forma de saber en qué lado estás es mirar tu contrato y tu factura.
El artículo 25 del reglamento no es una recomendación de buenas prácticas: son cláusulas que el contrato de un servicio de tratamiento de datos tiene que llevar por escrito. Cinco, en cristiano:
Dos piezas más, que son las que se usan de verdad. El cliente tiene derecho a prorrogar una vez el periodo transitorio, por el tiempo que considere más apropiado. Y si los 30 días son técnicamente imposibles, el proveedor no puede limitarse a decir que no: tiene que avisarte en 14 días hábiles desde la solicitud, justificar por qué y proponerte un plazo alternativo de siete meses como máximo, manteniendo el servicio mientras tanto.
Siete meses es mucho. Pero es un número, y un número se negocia. «Ya te diremos» no.
El artículo 29 va de los gastos de cambio, y tiene fecha de caducidad.
Hasta el 12 de enero de 2027, el proveedor puede cobrarte gastos de cambio reducidos, con un tope: no pueden superar los costes en los que él incurra y que estén directamente vinculados a ese cambio concreto. Es recuperación de coste, no margen. A partir del 12 de enero de 2027 no puede cobrarte nada por el proceso de cambio.
Hay otra parte que sirve hoy mismo, antes de firmar nada: el proveedor está obligado a informar al cliente potencial de sus tarifas estándar, de las penalizaciones por terminación anticipada y de los gastos de cambio reducidos que aplique, y a avisar de los casos en los que cambiar es especialmente complejo o costoso. Esa información tiene que ser pública, por ejemplo en una sección de su web.
Ojo con lo que esto no significa. Una migración no se vuelve gratis: tu equipo va a dedicar horas y los datos van a necesitar limpieza. Lo que no se puede cobrar es el cambio.
Dos reglas del artículo 30, y la segunda es la que muerde hoy.
Para los servicios que no son pura infraestructura —y un ERP alojado no lo es—, el proveedor tiene que poner interfaces abiertas a disposición de todos sus clientes y del proveedor de destino, gratis, con información suficiente para desarrollar software que se comunique con el servicio.
Y cuando para ese tipo de servicio no hay especificación común ni norma armonizada de interoperabilidad publicada, el proveedor tiene que exportar, a petición del cliente, todos los datos exportables en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. Un PDF no lo es. Un volcado que solo abre su programa, tampoco.
Ese es exactamente el muro que se encuentra cualquiera que intente conectar la IA con su ERP sin cambiar de ERP. Y si tu contrato de mantenimiento lleva una cláusula que te prohíbe estudiar tu propio sistema para conectarlo, conviene saber que esa cláusula no vale nada aunque la hayas firmado.
No te llevas todo. «Datos exportables» son los datos de entrada y de salida, metadatos incluidos, que genera tu uso del servicio. Queda fuera lo que esté protegido por derechos de propiedad intelectual o constituya secreto empresarial del proveedor o de terceros. No te llevas su código. Y el propio artículo 25 le permite exceptuar datos internos suyos que supongan un riesgo para sus secretos empresariales, siempre que lo haga de forma exhaustiva y sin impedir ni retrasar el cambio.
Si tu ERP es a medida, cambian las reglas. El artículo 31 monta un régimen especial para los servicios cuya mayoría de funcionalidades principales se han construido a medida para un cliente concreto —o cuyos componentes se desarrollaron todos para él— y que no se ofrecen a escala comercial amplia en el catálogo del proveedor. Ahí se caen la equivalencia funcional, la gratuidad del artículo 29 y parte del artículo 30. Lo que no se cae es el artículo 25: las cláusulas del contrato siguen siendo obligatorias. Y un detalle que vale su peso en oro: el proveedor está obligado a informarte antes de firmar de qué obligaciones del capítulo no te van a aplicar. Eso se pide por escrito.
Si lo que vas a firmar es un proveedor de IA y no un ERP, el cuestionario es otro y lo tienes en las ocho preguntas a un proveedor de IA antes de firmar.
Sin gastar un euro y sin llamar a un abogado.
Nada de esto automatiza nada. Es administración, y es el paso previo a montar agentes que metan los pedidos en el ERP: si no puedes sacar tus datos, lo que construyas encima está alquilado.
Si quieres que miremos qué parte de tu administración se puede automatizar y qué parte no, la auditoría gratuita de procesos son 30 minutos y sales con una lista, no con una propuesta.
Transparencia: este artículo contiene partes generadas con un agente de IA de MALDITAIA y se ha publicado con aprobación humana. Predicamos con el ejemplo.
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